プライバシーポリシー

東京メディアプロダクション株式会社（以下「当社」といいます。）は、会議室運営を含む事業活動において取得する個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関連法令・ガイドラインを遵守し、適切に取り扱います。本プライバシーポリシーは、当社のウェブサイト grolfem.pro および当社のサービス提供に関連して取得する個人情報等の取扱いについて定めるものです。

1. 会社情報

• 事業者名：東京メディアプロダクション株式会社
• 所在地：東京都目黒区中目黒2-17-9
• メールアドレス：[email protected]
• 電話番号：+81 3 5333 8746
• ウェブサイト：grolfem.pro
• 事業内容：会議室の運営、予約受付、関連サービスの提供

2. 取得する情報および個人情報の取扱い

当社は、以下の情報を必要な範囲で取得し、利用目的の達成に必要な範囲で取り扱います。

• 氏名、会社名、部署名、役職名
• 住所、電話番号、メールアドレス
• 予約日時、利用人数、利用目的、来訪・入退室に関する情報
• 請求・支払に関する情報（決済手段、請求先情報等）
• お問い合わせ内容、アンケート回答、評価・レビュー等
• ウェブサイトの利用情報、Cookie、IPアドレス、端末情報、閲覧履歴、アクセスログ
• 防犯・安全管理のための監視カメラ映像等、施設利用に伴い取得される情報

当社は、法令により必要な場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱いません。また、要配慮個人情報を取得する場合は、法令に従い適切な手続を行います。

3. 個人情報の利用目的

当社は、取得した個人情報を以下の目的で利用します。

• 会議室の予約受付、確認、変更、キャンセル対応
• 会議室および付帯サービスの提供、運営、管理
• 本人確認、利用資格確認、不正利用防止
• 料金の請求、決済、返金、債権管理
• お問い合わせへの対応、サポート提供
• 利用案内、重要なお知らせ、契約条件の通知
• 施設の安全管理、防犯、事故・トラブルの防止および対応
• サービス品質の向上、分析、統計資料の作成
• 当社サービスに関する広告・宣伝、キャンペーン、イベント案内（同意を得た場合または法令に基づく場合）
• 法令・行政機関・裁判所等の要請への対応
• その他、上記に付随する業務の実施

4. 個人情報の取扱いの法的根拠

当社は、日本の個人情報保護法に基づき、適法かつ公正な手段により個人情報を取得し、以下を含む適法な根拠に基づいて取り扱います。

• 会議室予約、契約履行、サービス提供に必要な場合
• 利用者の同意がある場合
• 法令に基づく場合
• 当社の正当な事業上の利益のために必要な場合で、利用者の権利利益を不当に侵害しない場合
• 人の生命、身体、財産の保護のために必要な場合

なお、個人情報保護法上、個人データの第三者提供等に関しては、法令に従い必要な同意取得や通知・公表等の措置を講じます。

5. 個人情報の第三者提供および業務委託

当社は、次の場合を除き、本人の同意なく個人データを第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要で、本人の同意取得が困難な場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要な場合
• 国の機関等への協力が必要な場合で、同意取得により支障を及ぼすおそれがある場合
• あらかじめ本人の同意を得た範囲で提供する場合

当社は、会議室予約管理、決済処理、システム運用、メール配信、サポート対応等を外部事業者へ委託することがあります。その場合、当社は委託先に対し、個人情報保護法に従って必要かつ適切な監督を行います。

6. 個人情報の第三国への移転

当社は、クラウドサービス、サーバー運用、決済サービス、解析ツール等の利用に伴い、個人データを日本国外に保存または処理することがあります。この場合、当社は、個人情報保護法および関連ガイドラインに従い、必要に応じて以下の措置を講じます。

• 移転先国の個人情報保護制度に関する情報の把握
• 移転先事業者との契約による保護措置の確保
• 本人の同意取得または法令に基づく適切な措置

第三国への移転が必要となる場合、当社は、法令で求められる情報を適切に提供します。

7. 個人情報の保存期間

当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令で定められた期間に限り保管します。保存期間の主な考え方は以下のとおりです。

• 予約・契約・請求に関する記録：取引完了後、法令上必要な期間
• お問い合わせ対応記録：対応完了後、一定期間
• アクセスログ・Cookie情報：利用目的に必要な期間または設定に応じた期間
• 防犯カメラ映像：安全管理上必要な期間

保存期間経過後は、法令に従い、遅滞なく消去または匿名化等の適切な措置を講じます。

8. 利用者の権利

個人情報保護法その他の適用法令に基づき、利用者は、当社が保有する個人データについて、以下の請求を行うことができます。

• 開示の請求
• 内容の訂正、追加または削除の請求
• 利用停止、消去または第三者提供の停止の請求
• 利用目的の通知の請求
• 第三者提供記録の開示の請求
• 苦情の申出

当社は、法令に基づき、合理的な範囲で速やかに対応します。ただし、法令上対応できない場合や、本人確認ができない場合、当社の業務運営に著しい支障を及ぼす場合等には、請求に応じられないことがあります。

9. 同意の撤回

利用者は、同意に基づいて行われる個人情報の取扱いについて、いつでも同意を撤回することができます。同意の撤回は、当社への連絡により行うことができます。ただし、撤回前に行われた取扱いの適法性には影響しません。

同意の撤回により、予約受付、サービス提供、問い合わせ対応、通知送信等の一部または全部が利用できなくなる場合があります。

10. 苦情・相談窓口

当社の個人情報の取扱いに関する苦情、相談、開示等の請求は、下記窓口までご連絡ください。

• 窓口名：個人情報お問い合わせ窓口
• メールアドレス：[email protected]
• 電話番号：+81 3 5333 8746
• 所在地：東京都目黒区中目黒2-17-9

また、個人情報保護委員会等の公的機関に相談することもできます。

11. 個人情報の安全管理

当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん等を防止するため、以下を含む適切な安全管理措置を講じます。

• アクセス権限の管理および認証管理
• 通信の暗号化、システムの脆弱性対策
• 個人情報を取り扱う従業者への教育・監督
• 委託先の選定および契約による管理
• 保存媒体、書類、端末等の管理
• 事故発生時の調査、通知、再発防止策の実施

当社は、必要に応じて安全管理措置を継続的に見直し、改善します。

12. お問い合わせ先

本ポリシー、個人情報の取扱い、または権利行使に関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。

• 東京メディアプロダクション株式会社
• 住所：東京都目黒区中目黒2-17-9
• メール：[email protected]
• 電話：+81 3 5333 8746

13. プライバシーポリシーの変更

当社は、法令の改正、事業内容の変更、サービス内容の改善その他必要に応じて、本プライバシーポリシーを変更することがあります。変更後の内容は、当社ウェブサイト上での掲示その他適切な方法により告知し、掲示時または別途定める効力発生日から適用されます。

重大な変更を行う場合には、必要に応じて利用者へ分かりやすい方法で通知し、必要な同意取得を行います。

制定日：2026年9月29日